Vous trouverez ici les questions fréquemment posées, nous y avons répondu pour vous !
Les sujets abordés :
Comment puis-je me connecter à Vivaltodoc ?
La connexion à Vivaltodoc peut se faire de deux manières différentes :
J’ai oublié mon identifiant pour me connecter à Vivaltodoc, comment faire ?
Si vous n’arrivez pas à vous connecter à l’outil Vivaltodoc, car vous ne vous souvenez pas de votre identifiant (adresse e-mail), plusieurs choix s’offrent à vous :
J’ai perdu mon mot de passe, comment puis-je le réinitialiser ?
Si vous avez perdu votre mot de passe Vivaltodoc, vous pouvez faire une demande de réinitialisation sur la page de connexion via le lien « Mot de passe oublié ? ».
Renseignez ensuite votre adresse e-mail (votre identifiant pour accéder à l’outil Vivaltodoc). Vous recevrez un nouveau mot de passe sous peu par e-mail.
Alerte : si vous n'avez pas reçu d'e-mails, pensez à vérifier les courriers indésirables/spams, les e-mails peuvent parfois s’y glisser.
Je souhaite modifier mon mot de passe comment faire ?
Pour modifier votre mot de passe, connectez-vous, puis cliquez sur la rubrique « Mon compte » puis sur « Modifier mon mot de passe ».
Vous devrez alors y entrer votre ancien mot de passe, puis votre nouveau mot de passe deux fois afin de vous assurer que vous n’avez pas fait d’erreur. Si la validation du nouveau mot de passe ne fonctionne pas, vérifiez que les cases « Nouveau mot de passe » et « Répétez votre nouveau mot de passe » contiennent exactement la même nomenclature.
Je ne retrouve pas la page de connexion Vivaltodoc comment faire ?
Pour vous connecter, rendez-vous sur le lien suivant : vivaltodoc.vivalto-sante.com.
Astuce : pensez ensuite à l'ajouter à vos favoris pour y accéder plus facilement les fois suivantes.
À quoi sert la page d’accueil ?
La page d’accueil vous permet de gagner du temps. Elle regroupe des raccourcis vers les parties les plus utilisées de Vivaltodoc selon votre profil.
Vous êtes directeur d’établissement, vous y trouverez :
Vous êtes responsable du recrutement de votre Groupe, vous y trouverez :
Vous êtes chargé de recrutement dans un cabinet, vous y trouverez :
Comment accéder à la page d’accueil ?
Deux possibilités existent pour accéder à la page d’accueil :
À quoi correspondent les numéros présents sur les rubriques de la page d’accueil ?
Pour les rubriques concernant les missions, les numéros correspondent au nombre de missions en cours pour cet établissement ou spécialité.
Pour les rubriques concernant les candidats, les numéros correspondent au nombre de candidats de votre CVthèque trié par source ou spécialité.
Où trouver les informations relatives aux missions en cours de mon Groupe ou de mon établissement ?
Toutes les informations sur missions sont regroupées dans l’onglet « Mission ». Vous y trouverez plusieurs tableaux de bord :
Dans ces tableaux, vous trouverez les informations suivantes :
À quoi correspondent les statuts d’une mission ?
Le statut de la mission permet de connaître rapidement l’avancée de la mission. Vous trouverez quatre types de statuts :
Comment différencier les candidatures à traiter et les candidatures reçues ?
Les « candidatures à traiter » correspondent au nombre de candidats dans l’étape « Nouveau ». Ce sont les candidatures récemment reçues par les cabinets de recrutement, qu’il vous reste probablement à étudier et traiter.
Les « candidatures reçues » correspondent au nombre de candidatures reçues au total pour cette mission, intéressantes ou non.
À quoi correspondent les actions inscrites dans mon tableau de missions ?
Vous trouverez dans la colonne « Actions » 8 actions différentes, disponibles selon le statut de la mission :
Je souhaite obtenir un récapitulatif de toutes mes missions, comment l’obtenir rapidement ?
Lorsque vous êtes dans l’un des tableaux de bord des missions, vous pouvez obtenir un extrait des missions de votre liste.
Pour cela, cliquez sur l’onglet « Missions », sur le menu de votre choix puis sur le lien « Exporter les missions ». Vous téléchargerez un fichier Excel contenant toutes les informations des missions du tableau de bord en question.
Un nouveau poste est disponible dans l’un de mes établissements comment lancer le process de recrutement ?
Un nouveau besoin se traduit par la création d’une nouvelle mission de recrutement.
Pour cela, cliquez sur l’onglet « Missions » puis sur le menu « + Ajouter une mission ». Vous pouvez maintenant remplir toutes les informations pertinentes pour une recherche de candidats.
Alerte : pour valider la création de votre mission, vous devez obligatoirement remplir au moins les informations suivantes : établissement, adresse, service, type de partage, type d’exercice et d’annonce, spécialité et date d’arrivée au plus tard.
Mon besoin a évolué, comment modifier la fiche de poste ?
Vous pouvez ajouter ou modifier les informations détaillant la mission à tout moment, ainsi qu’ajouter de nouveaux documents. Les cabinets de recrutement seront notifiés de ces changements.
Pour modifier une mission déjà publiée, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Missions » puis sur le menu « Mes missions ». Vous pourrez retrouver le bouton « Modifier » dans la colonne action (si le raccourcis n’apparaît pas, cliquez sur « … » puis « Modifier »).
J’ai débuté la création de ma mission, mais il me manque des informations pour la publier, puis-je la sauvegarder ?
Vous pouvez effectuer la rédaction de votre mission en plusieurs fois si vous le souhaitez.
Pour enregistrer votre mission, il suffit de remplir au minimum les champs obligatoires. Votre mission obtiendra alors le statut « Brouillon », vous pourrez ensuite la modifier puis la publier en cliquant sur l’action « Publier ». Elle sera enfin envoyée aux cabinets de recrutement.
Quels sont les différents types de partage et à quoi correspondent-ils ?
Il existe 3 différents types de partage :
Comment voir les informations et l’avancement du process de recrutement sur ma mission ?
Vous pouvez retrouver une fiche récapitulative comprenant : les informations de votre mission, les coordonnées du responsable de mission, un récapitulatif des candidatures et un historique.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Missions » puis sur le menu « Mes missions » et enfin sur l’action « Voir ». Si celui-ci n’apparaît pas, cliquez sur « … » puis sur « Voir ».
Astuce : pour voir plus précisément l’avancement du process de recrutement cliquez sur « Process ».
J’ai le même poste de disponible dans plusieurs établissements comment gagner du temps dans la rédaction de mes missions ?
Vous pouvez facilement et rapidement dupliquer votre mission puis modifier l’établissement concerné afin de changer automatiquement l’adresse de votre établissement.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Missions » puis sur le menu « Mes missions » et enfin l’action « Dupliquer ». Si celui-ci n’apparaît pas, cliquez sur « … » puis sur « Dupliquer ».
J’ai plusieurs fois le même besoin, seul un détail change, comment gagner du temps dans la rédaction de mes missions ?
Vous pouvez facilement et rapidement dupliquer votre mission puis changer les informations qui diffèrent.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Missions » puis sur le menu « Mes missions » et enfin l’action « Dupliquer ». Si celui-ci n’apparaît pas, cliquez sur « … » puis sur « Dupliquer ».
Comment libérer mon tableau de mission afin de ne voir que mes missions en cours / besoins actuels ?
Afin de libérer de l’espace dans votre tableau de mission, il vous suffit d’archiver les missions une fois que celles-ci sont terminées.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Missions » puis sur le menu « Mes missions ». Une fois que vous avez trouvé la mission que vous recherchez, cliquez sur l’action « Interrompre » (si la mission n’est pas déjà « Pourvue ») et enfin sur l’action « Archiver ». Vous pouvez maintenant retrouver vos missions archivées dans l’onglet « Missions » puis sur le menu « Mes missions archivées ».
Alerte : avant de terminer une mission, vérifiez qu’aucun candidat n’est en cours de recrutement. Veillez donc à déplacer les candidats dans la colonne « Décision » en y ajoutant le bon statut des discussions.
Une ancienne mission est à nouveau d’actualité, comment la réactiver ?
Une mission qui n’est plus d’actualité a surement été archivée. Il est très simple de la réactiver.
Pour la réactiver, il suffit de cliquer sur l’onglet « Mission » puis sur le menu « Mes missions archivées » et enfin sur l’action « Réactivation ». Les cabinets de recrutement seront notifiés de changement de statut.
À quoi correspondent les étapes du process de recrutement ?
Le process de recrutement est un tableau récapitulatif de toutes les candidatures sur une mission, vous permettant de retrouver tous les candidats selon leur avancée dans votre process de recrutement.
Vous trouverez 5 étapes dans le process d’une mission :
Astuce : pour modifier l’avancement d’un candidat dans le process, déplacer la fiche candidat par un “glisser, déposer”. Renseignez ensuite le statut des discussions pour préciser l’évolution du candidat et ajoutez un commentaire pour laisser une trace et tenir au courant le cabinet de recrutement.
J’ai pris contact avec un nouveau candidat, comment l’indiquer ?
Le candidat se trouve actuellement dans la première colonne « Nouveau ». Pour modifier son avancement dans le process, déplacez la fiche candidat par un « glisser, déposer » dans la deuxième colonne « Contact établi ».
Astuce : pour réaliser un « glisser, déposer », il suffit de sélectionner la fiche du candidat puis de le déplacer dans la colonne de votre choix à l’aide de votre souris.
Comment obtenir plus d’informations sur un candidat spécifique présent dans mon process de recrutement ?
Pour voir toutes les informations disponibles sur un candidat, cliquez sur la fiche du candidat pour voir ses informations générales, son historique et les commentaires le concernant.
Astuce : n’hésitez pas à ajouter un commentaire destiné au cabinet de recrutement pour obtenir plus d’informations sur le candidat si vous le souhaitez.
À quoi sert la CVthèque ?
La CVthèque est une zone à partir de laquelle vous pourrez gérer vos candidats (ajout de nouveaux candidats, modifications de candidats existants). Elle est divisée en plusieurs menus :
Comment intégrer un candidat interne au Groupe au process de recrutement ?
Pour intégrer un candidat interne au Groupe, vous devez lui créer une fiche candidat. Pour cela, il suffit de cliquer sur l’onglet « CVthèque » puis sur le menu « + Ajouter un candidat ».
Vous pourrez ensuite l’ajouter dans le process de la mission. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Missions » puis sur le menu « Mes missions » et enfin sur l’action « Process » de la mission concernée. Ajoutez maintenant le candidat en cliquant que l’icône de candidat dans la colonne « Nouveau ».
Alerte : attention, pour valider la création de votre candidat, vous devez obligatoirement remplir les informations obligatoires : elles sont représentées par une *.
Astuce : renseignez un maximum d’informations complémentaires pour, cela améliorera la correspondance entre le candidat et la mission.
Mon candidat m’a envoyé de nouvelles informations, comment modifier son profil ?
Vous pouvez modifier la fiche d’un candidat à tout moment.
Pour modifier un candidat, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « CVthèque » puis sur le menu « Mes candidats » et enfin une fois que vous avez trouvé votre candidat sur l’action « Modifier ».
Astuce : il est fortement conseillé de mettre à jour régulièrement la fiche du candidat et d’y ajouter toutes les informations que vous avez.
J’ai le candidat parfait pour une mission comment le faire rentrer dans la boucle de recrutement ?
Si vous avez la personne idéale pour une mission, vous devez l’assigner à la mission.
Pour assigner un candidat à une mission, vous devez cliquer sur l’onglet « Missions » puis sur le menu « Toutes les missions » et sur l’action « Voir » de la mission en question. Cliquez enfin sur le bouton « Proposer un candidat » de la fiche récapitulative de la mission.
J’ai un candidat parfait, mais aucune mission ne lui correspond, que faire ?
Vous avez repéré un candidat parfait que vous souhaitez présenter à un établissement, mais aucune mission en cours ne lui correspond. Vous pouvez alors envoyer directement le profil du candidat à l’établissement.
Pour cela, ajoutez le candidat dans votre CVthèque en cliquant sur l’onglet « CVthèque » puis sur le menu « + Ajouter un candidat ». Retrouvez ensuite ce candidat dans le menu « Mes candidats » puis cliquez sur l’action « Soumettre ». Sélectionnez le ou les destinataires de ce profil via la recherche puis validez en cliquant sur le bouton « Soumettre le candidat ».
Un e-mail sera alors envoyé aux établissements choisis, contenant un lien privilégié vers le profil du candidat et les coordonnées de son créateur. S’il est intéressé, il pourra alors créer une mission et saisir l’opportunité de recruter ce candidat.
Un de mes candidats s’est installé, comment le retirer de la boucle de recrutement ?
Pour retirer de votre base active les profils de candidats qui ne sont plus disponibles, vous devez les archiver.
Pour cela, cliquez sur l’onglet « CVthèque », puis sur le menu « Mes candidats » et enfin sur l’action « Archiver ». Vous pourrez ensuite retrouver ce candidat dans le menu « Mes candidats archivés » disponible sur l’onglet « CVthèque ».
Alerte : vous devez vérifier que le candidat n’est pas en cours de recrutement et prévenir les responsables des missions si besoin.
Comment ajouter un commentaire ou une recommandation sur un candidat ?
Si vous souhaitez faire remonter une information ou une remarque sur un candidat, vous pouvez ajouter un commentaire sur son profil. Celui-ci sera alors visible par n’importe quel utilisateur et les parties prenantes de ce candidat en seront notifié.
Pour cela, cliquez sur l’onglet « CVthèque » sur le menu « Mes candidats », cliquez sur l’action « Voir » et ajoutez un commentaire à son profil en bas de page.
Astuce : si votre commentaire concerne un process de recrutement, il est conseillé de l’ajouter dans le process. Pour cela, cliquez sur l’onglet « Missions » sur le menu « Mes missions » puis sur l’action « Process » de la mission en question. Cliquez sur la fiche du candidat, modifiez le statut des discussions et ajoutez un commentaire.
Comment trouver le candidat idéal ?
Pour recevoir les meilleurs profils pour le poste et rendre la correspondance entre la mission et le candidat la plus pertinente possible : remplissez un maximum d’informations sur la mission pour attirer le candidat et répondre à toutes ses questions.
Pour cela, vous pouvez :
Un ancien candidat archivé est à nouveau disponible comment le réintégrer au process de recrutement ?
Un candidat archivé peut à tout moment réintégrer la base active des candidats, la CVthèque.
Pour cela, cliquez sur l’onglet « CVthèque » puis sur le menu « Mes candidats archivés » et enfin sur l’action « Désarchiver » pour le candidat concerné. Ce candidat retrouvera immédiatement sa place dans les différents process de recrutement encore actifs.
Un de mes candidats souhaite se retirer, comment supprimer son profil de ma base de données ?
Il est possible à tout moment de supprimer la fiche d’un candidat à sa demande.
Pour supprimer un profil, vous devez tout d’abord l’archiver. Pour cela, cliquez sur l’onglet « CVthèque », puis sur le menu « Mes candidats » et enfin cliquez sur l’action « Archiver ». Faites ensuite une demande via le formulaire de contact pour supprimer les informations du candidat en précisant bien son nom et son numéro (#).
Alerte : pensez à vérifier que le souhait du candidat soit la suppression de ses données et non simplement le fait qu’il ne recherche plus d’opportunités professionnelles.
À quoi servent les pages « Infos » ?
Les pages « Infos » vous permettent d’obtenir toutes les informations possibles sur les différents établissements ainsi que sur les Groupes.
Comment accéder à ma page « Infos » ?
En cliquant sur la page « Infos », vous pourrez accéder à fiche la fiche récapitulative de votre entité :
Je suis directeur d’établissement, comment accéder à la page info de mon Groupe.
En cliquant sur la page « Infos », vous pourrez accéder à fiche la fiche récapitulative de votre établissement. Une fois sur votre page, cliquez sur le nom de votre Groupe. Vous aurez alors accès à la page des informations de votre Groupe.
Comment modifier ma page « Infos » ?
Pour modifier votre page « Infos », cliquez sur « Mon compte » puis sur « Réglages du Groupe » ou « Réglages de l’établissement ».
Vous pouvez y modifier :
Je suis un Groupe et je souhaite modifier les informations de l’un de mes établissements, comment faire ?
Les établissements sont encouragés à ajouter eux-mêmes les informations, mais vous pouvez les complétez à tout moment.
Pour modifier la page de l’un de vos établissements, cliquez sur l’onglet « Mon compte » puis sur le menu « Mes établissements ». Sélectionnez l’établissement souhaité, vous pouvez alors modifier les informations de l’établissement. N’oubliez pas de valider la modification pour que celle-ci soit effective.
À quoi sert la page « Statistiques » ?
La page « Statistiques » vous permet d’obtenir des informations graphiques résumant vos missions, leurs avancements, vos candidats et bien d’autres informations à venir.
Que représentent les graphiques présents sur la page « Statistiques » ?
Le premier graphique « Missions par mois » vous permet d’obtenir le nombre de nouvelles missions et le nombre de missions pourvues mois par mois afin d’en voir l’évolution.
Le deuxième graphique « Missions par spécialité » vous permet de voir le nombre de missions pourvues, interrompues et en cours en fonction de chaque spécialité.
Le troisième graphique « Candidatures en cours » vous permet de voir d’un coup d’œil où sont vos candidatures reçues par étape du process de recrutement.
Le quatrième graphique « Candidats par source » vous permet de rapidement observer le nombre de candidatures reçues par source, interne ou externe.
Le cinquième graphique « Candidats par statut de discussion » vous permet de voir d’un coup d’œil les statuts précis des candidatures sur vos missions en cours.
J’ai une autre question qui ne figure pas dans cette page, comment faire ?
Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous via le formulaire de contact. Nous nous tenons à votre disposition du lundi au vendredi.
Vous avez besoin d’aide ?
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